Como dar os primeiros passos para o controle financeiro da empresa
Autor Guest | junho 6, 2016

Por Anselmo Massad, Conta Azul.

Uma empresa que não planeja direito seus investimentos e não administra bem suas receitas corre o risco de não sobreviver após seus primeiros meses ou anos. E você, como lida com o dinheiro do seu negócio? É hora de dar os primeiros passos para o controle financeiro, colocar ordem na casa e não passar sufoco.

Por que a gestão financeira é fundamental?

O estudo Causa Mortis: o sucesso e o fracasso das empresas nos primeiros cinco anos de vida, divulgado em 2014 pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de São Paulo (Sebrae-SP), obteve os seguintes dados a partir de entrevistas com 1.829 empresas:

  • 39% não sabiam qual era o capital de giro necessário para abrir o negócio
  • 50% não definiram estratégia para evitar desperdícios
  • 50% não determinaram o valor do lucro pretendido
  • 42% não calcularam o nível de vendas para cobrir custos e gerar o lucro pretendido.

Esses são alguns dos erros comuns de falta de planejamento financeiro ao abrir um negócio que ajudam a explicar por que a taxa de “mortalidade” é tão grande nos primeiros cinco anos de uma empresa.

Começar uma empreitada sem saber qual é o capital de giro necessário até chegar ao ponto de equilíbrio (quando a empresa deixa de operar em prejuízo), por exemplo, pode condenar o negócio a uma morte precoce. Afinal, a saída seria tomar empréstimos bancários, caindo na armadilha da bola de neve de juros.

Quais são os primeiros passos para controlar as finanças?

Para que você não cometa os mesmos erros dos empreendedores que não conseguiram fazer seu negócio sobreviver aos primeiros anos, preparamos uma lista com os principais passos para manter as finanças controladas.

Combinando essas dicas com um estudo de mercado completo e outras práticas recomendáveis para uma boa gestão, você vai aguentar a bronca e transformar a sua empresa no negócio que sempre sonhou em administrar. Confira:

1. Organize-se

Acredite se quiser: muita gente ainda comete o erro de misturar a sua conta pessoal com a da empresa. A primeira dica é, portanto, usar contas separadas para a pessoa física e jurídica, nunca pagar compromissos pessoais com o dinheiro da companhia e vice-versa. Só transfira valores da empresa para a conta pessoal se registrá-los como pró-labore ou retirada de lucro.

Todas as despesas e receitas precisam ser registradas cuidadosamente, discriminando a origem da movimentação. Uma planilha no Excel cumpre bem essa função, mas, se estamos falando de uma empresa com muitas transações, o ideal é ter um software de gestão, que facilita bastante o controle do caixa e de tantos outros processos.

2. Precifique

A partir do momento que os gastos e receitas estão registrados e discriminados, você terá à mão informações valiosíssimas sobre o custo exato de produção e despesas administrativas para manter a empresa operando.

Utilize esses dados para precificar corretamente os seus produtos ou serviços. Calcule qual o custo de produção de cada bem vendido e acrescente um percentual de despesas (fixas e variáveis) e a margem de lucro pretendida para chegar ao preço de venda. Se você não tomar esse cuidado, poderá estar cobrando menos do que paga para produzir e operar.

Está pronto para começar seu planejamento?

Faça seu cadastro ou login e comece agora!

3. Faça o fluxo de caixa

A gestão financeira de uma empresa seria muito mais fácil se ela não precisasse de um estoque cheio de itens esperando para serem vendidos. Fazer o fluxo de caixa é obrigação, pois esse é o instrumento que registra as contas a pagar nos próximos meses e as receitas a receber.

Para estimar como serão os meses que estão por vir, é necessário fazer uma previsão de vendas realista, de acordo com o que a experiência de anos anteriores sugere. O fluxo de caixa deve compreender o ciclo financeiro (período de tempo entre o pagamento de fornecedores e o recebimento das vendas respectivas).

4. Calcule o capital de giro necessário

Com o fluxo de caixa, portanto, o empresário saberá por quanto tempo ficará descoberto, sem as receitas advindas das vendas, e quais as contas que terá de pagar nesse período. Como pagá-las? É com o capital de giro, ou seja, os ativos de alta liquidez da empresa, que servem para pagar as obrigações cotidianas e manter o negócio em funcionamento.

Para saber quanto você precisa de capital de giro, some os valores das contas que a empresa tem a receber com o valor correspondente aos itens em estoque, diminuindo, desse total, o dinheiro das contas a pagar.

5. Revisar os processos

Parabéns, você já deu os principais passos para uma gestão financeira na empresa. Agora, as chances de sobreviver e prosperar são muito maiores, mas continue sempre registrando os números organizadamente.

Além disso, faça relatórios periódicos e analise quais custos podem ser reduzidos. Trace indicadores de desempenho e associe a eles metas estratégicas. Lembre-se de que uma empresa só funciona com a integração entre os setores, então é necessário compreender muito bem a influência que um indicador tem sobre outro.

Reinvista o lucro

Depois que o ponto de equilíbrio é ultrapassado, a empresa já está dando lucro e as finanças estão estabilizadas, é hora de planejar estrategicamente o que fazer com o dinheiro. Não há nada de errado em retirar os lucros para gozar de uma vida mais confortável com a sua família e amigos, mas empreendedores mais ambiciosos pensam primeiro em reinvestir na empresa.

A prioridade deve ser o pagamento de possíveis dívidas, para diminuir a incidência dos juros sobre o orçamento da companhia. Depois disso, o dinheiro extra pode ser o recurso que você tanto desejava para expandir a marca, criando novos produtos ou buscando alcançar um novo público consumidor. Investir em ações de marketing também pode trazer bons retornos.

Mantenha as contas sempre no azul

Reaplicar o dinheiro na empresa não é um capricho, e sim uma maneira de agregar valor à marca e maximizar os lucros. Mas um movimento como esse precisa ser muito bem estudado, para não acabar dando o efeito contrário: onerando a companhia com mais custos de produção sem conseguir retorno sobre o investimento.

A prioridade deve ser sempre a saúde financeira da empresa. Se, em algum momento, a situação apertar, relembre os cinco passos para o controle financeiro, retome um por um e tente identificar o que há de errado. Recorra a um empréstimo bancário apenas se não restar outra opção.

Aliás, antes dessa opção extrema, vale marcar uma conversa com a contabilidade que atende sua empresa. O contador tem capacidade e conhecimento específico sobre finanças para avaliar a situação de seu negócio e ajudar a encontrar caminhos para manter as contas em dia.

Gostou das dicas sobre controle financeiro? Compartilhe.

Autor Guest
Sobre o autor: Esse é um Artigo Guest – uma cooperação de autores de outros portais da área de finanças, empreendedorismo e inovação para o Blog do SmartBusinessPlan.

Artigos relacionados

Que tal começar a escrever seu Plano de Negócios?
Teste SmartBusinessPlan hoje, grátis! Isso mesmo, sem custos.