Como fazer a coisa certa na hora errada pode prejudicar a sua produtividade
Diana Morgado | junho 16, 2016

Pessoas que conseguem começar e finalizar tudo que precisam diariamente não são superpoderosos, mas dominam alguns hábitos simples que auxiliam na produtividade. Mais importante ainda, é saber fazer a coisa certa na hora apropriada. Não adianta ser diariamente um “bombeiro”, que vive apagando o fogo nas coisas mais importantes que precisam ser feitas.

Aqui, apontaremos uma situação comum no dia a dia do empreendedor e como pode ser solucionada:

A situação:

Todos nós já passamos por isso: Você chega no trabalho e vê aquela montanha de trabalho e tudo está gritando por atenção. Tudo tem que ser feito o mais rápido possível. É tanto trabalho que às vezes a vontade é levantar da mesa e não voltar.

Bate um pânico e a vontade de solucionar tudo ao mesmo tempo. Mas ao invés, a “válvula de escape” é acionada e sua atenção direcionada para outro assunto, como por exemplo, pesquisar sobre as inovações na sua área de trabalho.

O problema para sua produtividade:

Pesquisar é importantes. Ela impulsionará a inovação ou aperfeiçoará as já existentes. E então, porque esse tipo de atitude é considerado como perda de tempo? A resposta é simples: a quantidade de atividades acumulada. Para manter nossa metáfora inicial, no dia seguinte você vai para o escritório e coloca seu novo conhecimento em uso – encontrando uma nova abordagem tanto interessante quanto útil. O que você não percebe é que acabou de fazer sua montanha crescer. As tarefas são ainda mais urgentes e a pressão aumentou. Faz um tempo que você não olha para aquele armário de tarefas conhecidas como “depois eu faço”. E acredite, a montanha continuará crescendo. Logo, as tarefas mais antigas vão começar a empilhar e as pessoas em volta de você começarão a cobrar e reclamar, seja clientes ou funcionários.

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Soluções:

Existem várias soluções para este problema e todas têm um objetivo em comum: o controle da “montanha”. Uma única solução não existe. Todo mundo trabalha de forma diferente, por isso alguns métodos de planejamento para melhorar a produtividade funcionam melhor para uns do que para outros.

Delegar:

Pode ser bastante óbvio, mas muitos (principalmente os chefes) lutam com isso. Talvez esteja enraizado no desejo de controle. O que se deve ter em mente é que no momento que a empresa começa a crescer, será ainda mais difícil ter controle e equilibrar todas as tarefas. É necessário delegar seja para outros funcionários ou sócios – e confiar!

Ajuda externa:

Talvez não é fácil de notar na dinâmica do seu escritório, mas algumas vezes, outras pessoas podem ser mais adequadas ou saberão como auxiliar para finalizar algumas das tarefas que estão acumulando na sua mesa.  Converse com seus colegas de trabalho e peça ajuda.

Crie uma lista diária de atividades por prioridade. Ao invés de fazer tudo de maneira desorganizada ou apenas “apagar o fogo”, tente avaliar suas tarefas por urgência e importância.

Definir prioridades:

Separe-as diariamente em:

  • Alta – tarefas urgentes e importantes, que farão uma grande diferença ou precisam de solução imediata.
  • Média – são as tarefas consideradas mais importantes do que urgentes.
  • Baixa – a tarefa que é importante ser feita, mas sem urgência.

Desta forma, você não precisará se preocupar em perder prazos. E assim, terá tempo para focar todo dia nas três categorias com foco.

Limpeza geral:

Um dia de limpeza geral significa entrar de cabeça e solucionar todos os problemas ou tarefas em uma única leva. Tenha em mente, essa abordagem pode ser melhor aplicada quando você conhece suas urgências e quando sabe que poderá terminar num prazo razoável. Senão, se isso se estender por um longo período, você estará criando o mesmo problema que precisa ser resolvido.

Foco:

Mais do que nunca temos diversas distrações. Principalmente para aqueles que trabalham com internet ou com celular. Por isso, é necessário identificar as distrações que atrapalham sua produtividade.

Com o celular, por exemplo, existem algumas ferramentas disponíveis que auxiliam aqueles loucos por redes sociais ou jogos, como o Offtime, Moment ou Stayontask.

Conclusão

Seja qual forem as abordagens necessárias ou mais adequadas para você, pense na sua produtividade e como solucionar o problema ao seu redor. Analise, faça um planejamento e coloque em prática. A diferença na sua vida profissional será totalmente notável. Basta começar!

Diana Morgado
Sobre o autor: Diana lidera o time de internacionalização do SmartBusinessPlan, a ferramenta que ajuda no sucesso de todos e em qualquer lugar do mundo. Dê uma olhada e teste agora seu plano de negócios.

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